"בשביל מה לערוך ישיבות צוות? ממילא מדברים כל יום עם העובדים ומרוב ישיבות אין זמן לעבוד", טוענים רבים מהמנהלים. ובכן, הם צודקים. הם אולי מדברים עם העובדים כל היום, אך יחד עם זאת לא כדאי לוותר על היתרונות של ישיבות הצוות הקבועות. ישיבות אלו יכולות לשפר את המחוברות, להגביר את הפרודוקטיביות, ליצור "גאוות יחידה" ולחזק את תחושת ההזדהות עם הצוות והארגון.
ישיבות צוות קבועות מסייעות למטרות רבות ומגוונות:
- חיזוק הכיוון – החזון, האסטרטגיה, הערכים ומטרות החברה.
- עדכון כלל העובדים על חדשות בחברה.
- שיתוף העובדים בהצלחות ובאתגרים.
- יצירת סיעור מוחות לגבי רעיונות שונים ואיסוף משוב מהעובדים.
- מפגש של כלל העובדים (כשלרוב אין להם הזדמנות להיפגש).
- שיתוף הצוות בחדשות או במידע חשוב לפני שיתפרסם ברבים.
- העברת מסרים בעקביות לכל העובדים בו זמנית.
ישיבת צוות חיובית וקבועה מסוגלת לשפר את מצב הרוח, להפחית לחץ ותסכול ולעודד רעיונות חדשניים. ייתכן ותתקשו להתחייב לעריכת ישיבות צוות קבועות, אבל אם תעשו זאת על בסיס קבוע תזכו בעובדים מחוברים, מעודכנים ופוריים יותר.
טיפים לניהול ישיבות צוות
קבעו את תדירות הישיבות: ישנם כמה גורמים המשפיעים על תדירות הישיבות: מספר העובדים, מיקומם, עומס העבודה והזמן הנתון. מומלץ לקיים ישיבות צוות לכלל העובדים לפחות אחת לחצי שנה, אבל עדיף בתדירות גבוהה יותר אם מתאפשר.
כדי להקל על העובדים (וגם עליכם), מומלץ לקבוע מראש לוחות זמנים של ישיבות הצוות:
- מדי יום – שיח עובדים: כל העובדים נפגשים למשך 5 דקות כדי לשתף בהצלחות ובסדרי העדיפויות היומיים.
- פעם בשבועיים – ישיבה של כל צוות הפרויקט.
- פעם בחודש – ישיבות צוות של כל עובדי המחלקה / כל המנהלים.
- כל 6 חודשים – מפגש של כל עובדי החברה.
כשאתם מתכננים ישיבות קבועות, זמנו אותן מראש. אחת האפשרויות היא לקבוע כל ישיבה באותו יום ובאותה שעה.
מהם נושאי הישיבה?
ודאו שכל העובדים השייכים לצוות אכן נוכחים בישיבה ושנעשה שימושי פרודוקטיבי בזמן שלהם. כמו כן, בחרו נושאים המשפיעים על מספר רב ככל האפשר של עובדים, או נושאים שיעניינו את החתך הרחב ביותר של העובדים.
הנה כמה נושאים מומלצים:
- שיתוף במטרות המעודכנות של הארגון – עדכנו את העובדים לגבי יעדים שהוגדרו, כדי שיקבלו אינדיקציה לגבי סדרי העדיפויות של החברה לטווח הקרוב.
- שיתוף בחדשות ראויות לציון – הדגישו חדשות טובות והתפתחויות יוצאות דופן, כגון לקוח חדש ופרויקט שיוצא לדרך.
- שבח והוקרה – שתפו בהישגים ובהצלחות. שבחו עובדים מצטיינים והישגים של צוות הפרויקט, ושתפו במשוב חיובי שהגיע מהלקוחות. הכרה בביצועים מוצלחים תמיד מעלה את המורל.
- הקשיבו לעובדים – תנו לעובדים זמן לעדכן אחד את השני על הפרויקטים הנוכחיים שלהם, על סדרי העדיפויות, ההצלחות והאתגרים במשימות. זו הזדמנות לעובדים לחלוק את שיטות העבודה שלהם. עובדים מרגישים טוב יותר כשבוחרים ברעיונות שלהם ומעריכים את דעתם.
הכינו סדר יום לפני מועד הישיבה
כדי שישיבת הצוות תהיה יעילה ותנוצל היטב, חשוב להכין מראש את סדר היום: מטרת הפגישה, משך הפגישה, תזמון כל נושא, והחלטות שצריכות להתקבל בסוף הישיבה. שתפו את סדר היום עם חברי הצוות כדי שיוכלו להתכונן כראוי, ונהלו אותה באופן הבא:
- קבלו בברכה את המשתתפים.
- שתפו אותם בסדר היום ובזמן שהקצבתם.
- הקפידו לדבוק בסדר היום, במידת האפשר.
- אם בישיבה משתתפים עובדים, הביעו תמיכה ועידוד.
- הקפידו על רישום פרוטוקול הישיבה.
- השאירו זמן לשאלות ותשובות בסוף הפגישה.
- בקשו משוב לשיפור ישיבות הצוות.
- התייעצו עם העובדים מה ניתן לעשות כדי לשפר את הישיבות (ייתכן שיש להם רעיון כיצד להפוך את המפגש למרתק יותר).
ולבסוף, זכרו: ישיבות צוות הן הזדמנות להקשבה, ללמידה ולהעברת עדכונים – גם כאלו שלפעמים פחות נעים לשמוע. אם הארגון מתמודד עם אתגרים רציניים, הקפידו להודיע על כך לעובדים. נצלו את הישיבות כהזדמנות לחלוק את החדשות כדי להפיג שמועות ולקבל משוב ורעיונות מהצוות כיצד להתמודד עם המצב.
