איך לנהל נכון לפי יעדים?

קיימות שתי גישות עיקריות לניהול באמצעות יעדים:

הגדרת יעדים לפי גישת SMART
כדי להשיג יעדים חשוב לדעת קודם כל כיצד להגדיר אותם – אי אפשר לומר "אני רוצה" ולצפות שדברים יקרו מעצמם. הצבת יעד מתחילה בשיקול דעת זהיר לגבי הדברים שאתם רוצים להשיג ומסתיימת בעבודה קשה עד להשגתם. אחת הגישות הפופולריות והיעילות להגדרת יעדים היא SMART:
 Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound

• S – ספציפי (Specific)

היעד צריך להיות ספציפי, ברור ומוגדר היטב. יעדים מעורפלים או כלליים אינם מועילים מאחר והם לא מספקים כיוון ברור באופן מוחלט.

זכרו: תפקידם של היעדים להאיר לצוות את הדרך. הגדירו אותם בניסוח קל ופשוט ככל הניתן – או כפי שנהוג לומר היום, Keep It Simple, ובקיצור KIS. לכן, כדי שתוכלו להגיע להצלחה המיוחלת, נסחו הגדרה מדויקת ופשוטה של היעד אליו אתם רוצים להגיע בסופו של דבר.

• M – מדיד (Measurable)

היעד צריך להיות בר מדידה. עליכם לציין בכל יעד כמויות מדויקות ותאריכי דד-ליין כדי שתוכלו למדוד את ההצלחה. אם למשל תגדירו יעד שכותרתו "הקטנת ההוצאות", איך תוכלו לדעת מתי השגתם אותו? האם היעד הוא צמצום ההוצאות ב-1% בתום חודש אחד או צמצומן ב-10% בעוד שנתיים? אם לא תהיה לכם דרך למדוד את היעד, לא תוכלו לדעת אם עמדתם בו בהצלחה (על שיטה להערכת מדדים, קראו בהמשך המאמר).

• A – בר השגה (Attainable)

היעד צריך להיות בר השגה. אם אתם מגדירים יעד שאין סיכוי להשיגו, אתם עלולים לגרום לדמורליזציה בקרב העובדים ולשחיקת הביטחון העצמי שלהם.

עם זאת, הימנעו מהגדרת יעדים קלים מדי להשגה. השגת יעד שאינו דורש מאמץ עלול לפגוע במוטיבציה במקרה הטוב, או לגרום ללחץ כאשר העובדים יקבלו יעדים מאתגרים יותר. על ידי הגדרת יעדים מציאותיים מחד ומאתגרים מאידך, תוכלו להשיג את האיזון הרצוי. קחו בחשבון כי יעדים המעלים את הרף תורמים גם לסיפוק אישי רב בקרב העובדים והמנהלים כאחת.

• R – רלוונטי (Relevant)

היעד צריך להיות רלוונטי ומשמעותי לארגון. על ידי הגדרת יעדים שהולכים בד בבד עם האסטרטגיה של הארגון, תוכלו להתמקד במה שצריך לעשות כדי להשיג אותם. הגדרת יעדים מפוזרים ולא עקביים עלולה להוביל אתכם לבזבוז זמן ומשאבים, הרחק מהיעד שתכננתם.

• T – תחום בזמן (Time-Bound)

היעד צריך להיות תחום בזמן. כלומר חובה לקבוע מועד סיום לכל יעד. כאשר פועלים על פי דד-ליין, עולה תחושת הדחיפות התורמת למימוש מהיר יותר של היעד.

הערכת הצלחת היעדים לפי שיטת KPI : Key Performance Indicators

מנהלים רבים משתמשים כיום בשיטת ה-KPI ככלי הניהולי, ובתרגום: "הערכת מדדי ביצוע מרכזיים". גישת ה-KPI מבוססת על שיטה סיסטמתית לאיתור מדדים אופטימליים הכלולים ביעדי הארגון והופכת אותם לכלי בקרה יעיל. בעזרת כלי זה יכולים המנהלים להעריך נכונה את המידה שבה הצליחה החברה להשיג ביעילות את היעדים העסקיים המרכזיים שהציבה.

גישת KPI מורכבת מארבעה שלבים: זיהוי המידע הניהולי הנדרש והגדרתו; רישום עץ היעדים והתשומות; זיהוי מדדים צולבים של תוצאות והגדרתם; והטמעת השימוש במדדים לצורכי תכנון ובקרה.

KPI מאפשר לכם למדוד משימות קשות למדידה כמותית כגון רמת שביעות רצון או מחויבות לארגון. המדדים לפי ה-KPI מסייעים למנהלים לכמת את ההתקדמות של החברה לכיוון יעדיה האסטרטגיים, ומאפשרים לארגון להעריך את מצבו העכשווי ולקבוע על פיו דרכי פעולה בהמשך.

KPI נמדד בשני מישורים:

• KPI ברמה גבוהה – עשוי להתמקד בביצועים הכוללים של הארגון.
• KPI ברמה נמוכה – עשוי להתמקד בתהליכים המתרחשים במחלקות השונות כגון מחלקת מכירות, שיווק או מוקד טלפוני.

גישת KPI מבוססת על שלושה עקרונות בסיסיים:

• הגדרת יעדים ברורה והנעה לעמידה בהם, תוך בקרה תמידית שהאסטרטגיה אכן מיושמת כנדרש.
• מדידה שוטפת של היעדים ובקרתם.
• מניעת "הפתעות": חיבור לפעילות היומיומית המתבצעת בארגון על ידי העברת מידע שוטף, ומעבר על הדוחות הפיננסיים.
  לסיום, כמה מילים על מוטיבציה שהיא המפתח להצלחה בהשגת היעדים. מומלץ להגדיר יעדים שישפיעו לטובה על המוטיבציה של העובדים, שכן אם תקבעו יעד שאינו משמעותי לארגון או יעד שהעובדים אינם מוצאים ערך אמיתי בהשגתו – קטנים הסיכויים שישקיעו עבודה כדי לממש אותו.

אולי יעניין אותך גם:

• הערכת ביצועים – למה היא כל כך חשובה לשיפור ביצועי הצוות?
• מה כבר אפשר לחדש לקבוצת מנהלים?
• איך להימנע מטעויות ניהוליות נפוצות?
• תרבות ארגונית ושינוי התנהגותי