כל המנהלים טועים ועושים שגיאות ורק דרך טעויות ניתן ללמוד ולהשתפר. תומס אדיסון שגה 10,000 פעמים עד שמצא פתרונות ואפילו את טעויותיו הגדיר כ"דברים שלא עבדו". לכן, ברגע שטעיתם עומדת בפניכם רק דרך אחת: להודות בטעות ולתקן וזה לא קל, במיוחד למנהלים שחייבים לשאת גם את מחיר הטעויות שגורמים העובדים שלהם. קשה להימנע מהן, אבל לפחות אפשר להיזהר מטעויות מיותרות.
הנה 5 טעויות נפוצות והמלצות כיצד להימנע מהן:
חוסר יכולת ביצירת תקשורת יעילה
כמנהלים, עליכם ליצור תקשורת ברורה עם אנשים ברמות סמכות שונות: המדווחים לכם, מנהלים שלכם, לקוחות ועוד. עליכם להיות מסוגלים לתקשר ברמה הטכנית – הוראות עבודה ופירוט הבעיות ויכולת לראות את "התמונה הגדולה" – חזון, מטרות ויעדים. תקשורת לא יעילה עלולה להוביל לטעויות בעבודה, לביצועים גרועים, לציפיות שגויות ולמורל נמוך.
איך להימנע מהטעות?
כדי למנוע תקלות בתקשורת עם העובדים והעמיתים, אמצו גישה פרואקטיבית המחדדת את מיומנויות התקשורת השונות:
- תקשורת מילולית
- תקשורת כתובה
- כישרון שכנוע
- מיומנויות ההקשבה – קריטיות
היו ברורים, תמציתיים, אמפתיים ובעלי ביטחון. המפתח להשגת מיומנויות אלה הוא כמובן תרגול מתמיד. למשל, כתבו את מחשבותיכם לקראת שיחה חשובה ולאחר שתנסחו טיוטה, המתינו, קראו מחדש ורק אז השתמשו בנוסח הסופי.
בנוסף, הימנעו משליחת מיילים רגישים מדי: שלחתם פרגון לעובד בדוא"ל הארגוני? צפו לתגובות שליליות כמו קנאה, דמורליזציה וציניות ("לא מגיע לו", "זה בטח בגלל קשרים אישיים"). במקום לפרגן לעובד הפרטי, בחרו במדיניות של הערכה לרוחב הארגון: הערכה מעמיתים למחלקה או הערכה מעובדי מחלקה אחרת כהוקרה על שיתופי פעולה מוצלחים.
קושי בהאצלת סמכויות
זוהי אחת הטעויות הנפוצות של מנהלים רבים. לפעמים אתם מעדיפים לעשות בעצמכם כדי לקדם תהליכים – זה יותר קל אבל הרבה פחות חכם. כשאתם עושים הכול לבד, אתם עלולים לפספס ביצועים. וכשדברים יפלו בין הכיסאות, הכעס עליכם ילך ויגבר. מצב זה פוגע הן במורל העובדים שחשים שאתם לא רוצים או לא מסוגלים להאציל סמכויות, והן ביכולת שלכם להנהיג את הצוות.
איך להימנע מהטעות?
עליכם ללוות כל מטלה בפיקוח אפקטיבי בעזרת סטנדרטים, הנחיות והקפדה על אחריות העובדים. חלק חיוני בהאצלה הוא דרישה לדיווחים שוטפים מהעובדים והקפדה על בקרות איכות נקודתיות. האצלת סמכויות אינה מצטמצמת בכך ש"תנחיתו פקודה" ותלכו. העובדים חייבים להרגיש שאתם נותנים בהם אמון, שהם יודעים מה מצופה מהם ובטוחים שבעת הצורך, תהיו מוכנים לסייע ולהדריך. ההבנה מתי להאציל ומתי לא – תלויה בביטחון שלכם בצוות ובעצמכם.
חוסר במוכנות לקראת הבאות
כמנהלים, עליכם לחשוב כל הזמן קדימה. אם לא, צפו לתוצאות חמורות. היכולת לחזות מה יהיה הדבר הבא תורמת במספר מצבים:
- פרויקטים – צפיית סיכונים אפשריים וניהול סיכונים באופן מבוקר.
- התאוששות מאסון – צפיית אסונות פוטנציאליים ותכנון אסטרטגיות תגובה נאותות.
- הצעות ותכנון אסטרטגי – צפיית התנגדויות ותכנון טיעונים להתגברות עליהן.
אם לא תנסו לצפות דברים מראש, אתם עלולים לאבד שליטה ואמון מצד העובדים ומצד המנהלים שלכם. אם תיתפשו לא מוכנים לסיטואציה שיכולתם לצפות, תיראו לא רציניים ותפגעו בהזדמנויות הקידום שלכם וביעילות הארגון.
איך להימנע מהטעות?
הפכו את התכנון האסטרטגי ואת טכניקות הציפייה מראש לחלק קבוע משגרת הניהול והתכנון שלכם. עשו זאת תוך הסתמכות על נוהלי עבודה מסודרים ובניית מנגנון לאיסוף נתונים וניתוחם.
חוסר בקביעת סדרי עדיפויות
לא קל להספיק את כל מה שתכננתם לבצע ביום עבודה אחד. לעיתים אתם נתקלים בדרישות רבות ומנוגדות, במיוחד כאשר מתמודדים עם מספר פרויקטים, נושאים ולקוחות. כמנהלים עליכם לקבוע סדרי עדיפויות לעצמכם ולצוות. אם לא תעשו זאת, אתם עלולים להחמיץ את הדד-ליין והלקוחות שלכם (הפנים ארגוניים והחוץ ארגוניים) לא יהיו מרוצים.
כדי לקבוע סדרי עדיפויות אופטימליים חשוב להבין לעומק את מלוא היקף המשימה שיש להשלים, להבין את היעדים העסקיים הקשורים למשימות שהוקצו לפרויקט, ולשקול את הדרישות המנוגדות אל מול המטרות העסקיות.
איך להימנע מהטעות?
הגדירו סדרי עדיפויות ותקשרו אותם עם העובדים. ללא תקשורת, סדר העדיפויות יהיה חסר כל משמעות.
- הצוות צריך להבין את סדר העדיפויות במשימות העבודה.
- הלקוחות שלכם זקוקים לתיאום ציפיות כדי שידעו מהו סדר העדיפויות שנקבע להעברת העבודה.
הלקוחות וההנהלה צריכים לסמוך על סדרי העדיפויות שהגדרתם. ומעל לכל, עליכם להיות מסוגלים לפתור בעיות כשיש ניגודים בסדרי העדיפויות, ולהשתמש במיומנויות תקשורת וביכולת לצפות התנגדויות מראש.
חוסר במתן דוגמה אישית
מתפקידו של המנהל לתת דוגמה אישית לעובדים ולהוביל אותם למצב שיאפשר להם לבצע את המטלות כנדרש. מנהלים אינם יכולים להניח סתם כך את גורלם בידי אחרים, ולא יכולים להאשים את העובדים במנהיגותם הכושלת. ברגע שמנהל אינו מצליח להוביל על ידי דוגמה אישית, הוא מאבד את השליטה ואיתה נעלמים גם הביטחון והיכולת.
איך להימנע מהטעות?
תנו דוגמה אישית לעובדים שלכם כבר מהיום הראשון בעבודה:
- תרגלו מיומנויות הקשבה: תנו לאחרים הזדמנות להשמיע את דבריהם והראו שהקשבתם והבנתם. הקשבה היא חלק חיוני מהתקשורת.
- הפגינו אדיבות וכבוד לכולם – ההנהלה, הצוות, הספקים, העמיתים לעבודה. רוצים לקבל כבוד? תנו כבוד!
- הפגינו נכונות לחשוב מחוץ לקופסה, כשצריך. עבדו "לפי הספר", אבל היו מוכנים להניח לפעמים את הספר בצד ולחשוב באופן יצירתי.
- היו בעלי ביטחון עצמי – אבל לא יהירים. יהירות עלולה לפגוע בכם חזרה כשיגיע רגע לקיחת האחריות על טעות.
